1. 方案需求

1.1.  业务现状

1.1.1. 经济下行，承租退租频繁，写字楼空置率高，租赁市场动荡信心不足

1.1.2. 短期仍为租户市场，进入存量竞争运营阶段，招商出租压力大，运营管理模式需跟上企业租户业务需求

大多数城市写字楼租赁业务，企业因此选择扩租或升级的房地产策略，租户表现出租赁高品质新楼的强劲需求。短期内仍为租户市场，物业公司在面临租户选择、议价环节较为被动，往往会提供拎包入住一站式服务、物业精装、下调租金等措施提升自身招商出租竞争力，来迎合市场变化、租户需求升级。

1.1.3. 打造共享办公，或成为写字楼物业公司应对高空置率的新选择

 吸引“共享办公”入驻，是写字楼升级转型的良策。 首先，“共享办公”可以提供高性价比的方案，中小企业可以以比较容易接受的成本进入高级写字楼。 其次，共享办公既能有效消化传统办公客户的临时租赁需求，又能全面提高甲级写字楼的应用率和效益。 “共享办公”的进驻，不仅改变了办公楼的空间布局，也改变了办公楼的租赁模式。又如，北京E园EPARK花园路社区多功能厅共享自习室——“灵感实验室”。

1.1.4. 租赁办公空间的使用率成为企业租户关注，会议室成为首要对象

疫情爆发，触发企业租户对其租赁办公空间的使用效率重新审视，希望能够租赁一个既能满足高效办公、又能促进团队协作的空间。实际上，协作区域与会议空间之间并无明确界限，空间布局配置的灵活性是办公场所的重要特性。如，打造一个既可用于临时员工沟通或团队工作，又可用于客户洽谈的协作空间。

1.2. 痛点分析

1.2.1. 物业公司，痛点主要在以下三点：

物业品质与服务待提升，管理效率低：随着新增办公物业交付，原有零散老旧写字楼物业基础设施条件落后，管理效率低，智能化、信息化基础配套不足，智慧通行、外来访客管理、门禁管理等信息化物业服务能力，不能满足当前租户企业的租用需求，逐渐退租搬迁。

空置率趋高：小微企业受疫情汰换、出租空间新增供过于求以及租户企业自身降本增效退租或取消扩租的影响，空置率持续上升，短期内空置压力持续显现。

租金下滑：同城区域性竞争加剧，物业租金趋势持续下降，依托租金价格下降获取招商出租比例。

1.2.2. 企业租户，痛点主要在以下两点：

物业配套完善程度参差不齐：在写字楼出租领域，硬件设施往往起决定性作用。如写字楼的区位、周边有无地铁配套、大楼的整体设计、楼宇的设施配套等。随着企业对办公品质的要求越来越高，硬件设施好、满足拎包入住的写字楼往往会在同区域同类写字楼中占到绝对优势。

疫情过后，对租赁空间使用效率更加关注：据世邦魏理仕2021年12月调研，16%的受访企业认为楼宇内共享办公或商务中心配置是影响选址决策的重要因素，较一年前明显提升。

1.3. 需求分析

写字楼物业基础配置方面新旧不一，物业服务智能化、信息化投入较为基础，无法向企业租户提供更优质的物业服务，招商难、出租率低，物业费、租金更无法保障。同时，又带来内部管理运维成本上升，最终带来经营压力。当前写字楼租赁市场处于租户市场阶段，供过于求，在议价方面企业租户更具备主动权。

对物业公司而言，迫切需求是降低空置率、丰富空间功能配置，提升物业出租率；对企业租户而言，提高租赁空间使用效率，降低企业成本，广泛中小企业的关心。在此背景下，对于写字楼空置空间的改造和企业租户空间租赁效率关注的需求，产生了共性的关联。

企业租户，对会议室规格的看法有所改变，对小型会议室的需求出现增长，期望打造一个既可用于临时员工沟通或团队工作，又可用于客户洽谈的协作空间。

综述，后续围绕物业公司针对写字楼的日常管理提效、及物业服务水平提升进行整体的方案设计与规划，通过提供精装修拎包入住的差异化服务，给入驻企业租户提供更加智慧化体验和贴心完备服务，加强物业公司物业品质竞争力、提升物业服务竞争力。

2. 方案设计

针对物业公司写字楼空间空置、产品功能单一等痛点，围绕针对当前中小微企业多样化场景需求，以更丰富多元的办公场景出发，结合企业租户对空间利用效率和小型会议室功能使用的需求，对当前写字楼空间进行合理配置。

整合海康威视智慧办公系列产品方案，为物业公司打造中型共享智慧会议室和小型企业租户智慧会议室，协助物业公司完善多元化物业服务，丰富空间功能多样性，差异化创新创收，为入驻企业租户提供智慧化、多元化、多业态、多层次的定制化发展解决方案。

2.1.  业务模式与业务应用架构

2.1.1. 业务模式

方案针对，物业公司对写字楼物业进行一定规格的户型空间分割、办公桌椅的基础配套，向企业租户提供拎包入住的精装修物业服务，进行招商出租，从而获取租金、物业服务费等收入。

关于写字楼智慧空间运营方案，包含20人及以上的中型共享会议室和5人及以下小型租赁会议办公室两个场景。其中，中型共享会议室由物业针对写字楼空间进行功能性完善，打造共享会议室，为企业租户提供免费或有偿的预约灵活使用商务服务，一方面物业降低空间空置、创新创收，另一方面也为企业租户提供临时性商务会谈智慧办公等服务。

2.1.2.方案模式

方案结合业务模式差异，以及会议室功能差异，针对性进行软硬件投入，做到产品功能服务适配租户需求、资源集约、成本可控、价值最大化。

2.1.1.   业务应用架构

业务应用架构图

针对共享会议室和租赁会议办公室两种模式，提供智能会议管理平台进行会议资源集约管理，在租赁会议办公室场景下，主要以智能硬件提供高效协同办公新体验，提升办公会议效率；在共享会议室场景下，以智能会议管理平台集成智能硬件设备，提供软硬件一体化功能应用，实现操作便捷、体验舒适、管理高效、环境低碳节能。满足物业公司借助智能化手段提升高效管理和贴心服务，为写字楼内企业租户会前预约、通知、提醒，会中签到、协同、智能节能，会后统计、纪要上传等成熟稳定的智慧办公应用。

平台可通过软件智能会议管理平台，可灵活集成多个标准功能模块，如节能智能控制系统、无纸化系统、视频会议系统等，将物业公司业务服务提升与企业租户商务会务需求结合起来，多系统融合提供会议室闭环管理。

2.2. 业务应用功能说明

2.2.1. 会议管理系统_收费版

支持电脑端、移动端登录，支持与第三方系统完成单点登录对接（包括但不限于企业微信、钉钉、OA），可以直接从第三方系统跳转到主页，无需用户二次验证过程。

会议管理系统（收费版），当前支持会议预约、会议审批、会议通知/提醒、会议信息显示/签到/退、会议纪要上传、智能设备配置、会议室空间配置、人员权限管理、会议数据统计。核心功能简述如下：

会议预约：支持通过电脑端、移动端、会议电子门牌端实现会议室预约。电脑端支持按照会议室类型、日期、区域、设备要求及会议室大小相关条件进行筛选，显示各个会议室的时段占用情况。会议信息填写中支持按照部门进行参会人选择，支持关联文件上传，文件类型包含PPT、word、Excel、视频文件等。移动端支持按照会议室类型、日期、区域、设备要求及会议室大小相关条件进行筛选，直观显示当前筛选条件下，各个会议室的时段占用情况进行预定。会议电子门牌上可支持直接空档时间会议室预定。

测试界面截图示意（Web/APP）

会议审批：系统支持会议室预定是否需要审批，按照系统对具体会议室设定不同的审批人进行管理。

测试界面截图示意（Web）

会议通知/提醒：支持通过邮件/钉钉/短信等方式通知与会人员参加会议，邮件通知内容包含会议主题、会议时间、会议地点、会议人员、会议材料等信息。另外，支持对接SMS系统（短信）、钉钉、企业微信或其他第三方APP等形式实现会议通知和提醒。

提醒规则可配置，如会前1小时提醒，系统邮件通知所有参会人和抄送人；针对当天下班后或第二天上班一小时前召开的会议，可在当天下班前半小时邮件提醒。

会议信息显示/签到/退：会议室门口的会议电子门牌支持会议室信息及状态的显示，包含空闲、签到中、会议中的信息以及常态信息展示。会议人员可通过刷脸、刷卡、扫码等方式，在会议电子门牌、会议平板上进行签到/签退，硬件设备需根据签到/退方式进行会议电子门牌的硬件选择。系统支持会议室可签到时间配置，如默认会议开始前15分钟。

常态信息展示包含会议室二维码、日期、设备状态。空闲状态显示内容包含会议室名称、状态信息、日期、当天下一场会议的信息。签到中状态显示内容包含会议室名称、会议主题、会议时间、主持人、日期、状态。会议中状态显示内容包含展示会议室名称、会议主题、会议时间、主持人、日期、状态。

自动签退包含会议开始未按时签到、会议到时自动释放。会议签退支持选配空间探测器（海康玉盘），进行规定时间内会议室是否有人检测，释放提前结束会议但未签退的会议室，减少会议资源的浪费。

会议纪要上传：支持会议纪要上传及分发，纪要内容包含会议签到时间、与会人员签到情况、会议纪要资料、会议纪要（文本、附件）等。

智能设备配置：会议管理系统设备集控模块，支持对所有会议平板、会议电子门牌、人体传感器等会议设备进行统一管理、控制应用、内容下发、日志管理等，便于会议室设备的高效运维管理。（SaaS版仅支持会议平板及电子门牌管理）

测试界面截图示意（Web）

会议室空间配置：支持地区、区域、会议室（类型、设备设施、容量等）等基础信息配置，以及会议签到、通知规则、权限管理配置等。

测试界面截图示意（Web）

人员权限管理：支持人员组织架构、区域管理员、会议室门禁权限、系统管理员等的统一管理配置，人员组织架构支持自动或手动导入更新。

会议数据统计：支持按照时间筛选如本日、本周、本月、详细搜索导出数据统计分析结果。分析数据包含：会议预定场数、预定会议室利用率、会议室实际利用率、会议室提前释放节省的时间、部门预定会议场数排名、部门预定会议利用率排名、部门异常取消会议排名、会议预定途径占比、临时会议占比、部门人均会议时长等数据。借助分析数据辅助会议室管理人员进行会议室改进提升。

测试界面截图示意（Web）

系统首页：以用户为中心，电脑端及移动端均可展示相关会议信息，包含待审批的会议、待参加的会议、预定过的会议等。

测试界面截图示意（Web）

服务器自配软硬件推荐配置：内存：双核8G（用户数量100以内）、四核16G（用户数量100-1000）、八核32G（用户数量1000-10000）、增加服务器（户数量10000以上）；存储空间不小于100G。

软件要求：操作系统CentOS7、Ubuntu16+、Windows Server2016都可选，JDK1.8，Redis 4.0，RabbitMQ 3.7+，数据库 MySql5.7+、Oracle12g+。

2.2.2.  会议管理系统_免费版

会议管理系统（免费版）支持电脑端、移动端登录，当前支持会议预约、会议通知/提醒、会议信息显示/签到/退、智能设备配置、会议室空间配置、人员权限管理、会议数据统计。核心功能简述如下：

会议预约/提醒/统计：支持通过电脑端、移动端、会议电子门牌端实现会议室预约。电脑端支持按照会议室类型、日期、区域、设备要求及会议室大小相关条件进行筛选，显示各个会议室的时段占用情况。移动端支持按照会议室类型、日期、区域、设备要求及会议室大小相关条件进行筛选，直观显示当前筛选条件下，各个会议室的时段占用情况进行预定。会议电子门牌上可支持直接空档时间会议室预定。

测试界面截图示意（Web）

测试界面截图示意（App）

会议系统后台管理：系统后台管理满足企业用户管理、设备管理、会议室空间管理。可实现企业成员邀请、人员下发及人员管理，支持添加会议平板、电子门牌，通过会议室管理进行会议室空间信息登记、设置签到方式（包括会议签到、人员签到、无需签到）/签到时间、会议室图片、设备关联绑定管理以及门禁启用。

测试界面截图示意（Web）

2.2.3.  视频会议管理系统

视频会议管理系统，是海康威视推出的一款完全基于私有化架构设计的"高效、便捷、低成本"的专业视频通信云服务，可适应大并发、超大用户量，部署快、容错能力强、带宽和计算能力成本可控。

通过私有化服务平台、动态会话连接和多种加密算法保障通信安全，在安全基础上，为用户提供高质量、高移动性、高性价比的通信服务。

在应用能力方面，支持多方会议模式、视频在线协作模式，让远程会议效果更具备沉浸式体验。另外，通过会议智能应用、融合互联、录播服务、直播服务等多种功能，让远程会议效率更高、效果更好、会议内容管理更加安全。

支持跨品牌、跨网络、跨系统、跨应用互联互通，支持会议室端（视频会议终端、会议平板端）、个人移动端（手机、电脑）、第三方MCU视频会议系统等接入方式，实现预约会议、即时会议等的快速发起、加入等操作，真正实现在任何时间，任何地点，任何设备间畅快沟通。

视频会议系统架构

多方会议模式：海康威视视频会议基于私有化架构设计，可适应大并发、超大用户量多方会议，容错能力强、带宽和计算能力成本可控，支持全虚拟化部署。

多种会议控制角色，主持人、会议秘书、普通参会人。会议控制灵活，可多达11种布局模式，进行静音、锁定会议、邀请、通知等会议控制。支持即时会议、预约会议、分组会议等多种会议室形式；支持分布式部署，超大并发会议；当网络闪断时，客户端能够保持状态，当网络恢复时自动连入会议。

视频协作模式：视频会议过程中，任何参会方都可以通过手机、PC、会议室终端设备进行屏幕共享，包括PPT、word、excel、PD、视频、音频、网上资讯的同步浏览、手机图片的分享等，同时发起方还可以进行标注，包括笔、箭头、图形等，实现异地的多方协同、设计等应用。

会议智能应用：基于AI智能语音识别技术、AI图像识别等实现自动人脸签到、人名自动标注、自动聚焦发言者、自动语音转写等功能。

测试界面截图示意（智能应用）

融合互联功能：可兼容H.323/SIP协议等传统的视频会议系统和硬件设备，并且可以同专网进行互通，充分利用已有视频会议设备，实现互联互通。并与海康威视监控系统实现互联互通，统一管控高效便捷。

录播服务功能：支持在手机、PC、会议室设备上发起录制，进行多方会议视频和共享屏幕的录制，可完整的将会议过程中的语音/视频、共享的文档/桌面等数据以MP4文件形式保存下来。会议录像保存在服务器硬盘中，管理员可以进行文件下载、删除、点播设置等操作。正在录制的会议和已完成录制的会议，在admin管理后台中可查看，支持点播权限管理，普通用户可登陆个人云后台播放，管理员可观看、下载、删除。

直播服务功能：基于海康云会议客户端的内容源，实现在浏览器中实时收看互动直播，支持H5直播，无需下载客户端，降低观看成本，可通过第三方通讯软件（微信、QQ等）进行分享传播，支持大并发直播，实时统计直播观看人数和用户点赞互动。

多画面分屏显示：可实现同时多画面、多参与者的直播，单屏幕可最多实现25路画面同时展现。

自适应带宽：动态检测，灵活调整带宽，3G/4G下流畅观看。

超大用户量：使用云服务，海康云直播对观众数量不设限。

2.2.4. 智能控制系统

基于人体传感器设备，协同智能会议管理系统提供一个更为智能、高效和有力的物理环境支撑，打造一套舒适、高效、节能的智能会议室，简化会议组织者会议环境准备、会中调控等的操作。

物联设备接入：物联中控主机，通过以红外、ZigBee、RJ485等控制方式，将灯光、空调、窗帘等环境设施，会议平板、视频会议终端、无纸化终端、会议录播主机、会讨设备、扩声设备等会议设备接入进行统一管理，搭建便捷、节能的智能控制系统。同时可支持通过智能网关，以红外、ZigBee等控制方式，将灯光、窗帘、空调等设备的接入，实现基础的智能设备控制。

智能控制-设备接入

多形态控制模式：支持会议情景模式的配置，基于会议签到/结束时间，自动实现会议室内的会议环境设施（灯光、空调、窗帘等）、会议设施（会议平板、会讨设备、扩声设备、无纸化终端等）的自动开关，简化会议组织者工作，减少能耗浪费。支持会中多终端（PC/手机/PAD）的一键控制调节，避免会议干扰，提升会议舒适性及智能性。

智能控制-多形态控制方式

环境设施控制调节：支持会议设备及环境设施的设备在线/离线等状态显示，支持基于会议签到/结束时间，按照情景模式配置规则，实现会议室内的会议环境设施（灯光、空调、窗帘）的自动开关；支持基于PC/移动端进行非接触式的环境设施的手动调节，避免会议干扰。

智能控制-环境设施调节控制（PAD端）

音视频控制调节：支持配合会议开始/结束行为，进行音频扩声设备的电源自动有序开关，简化会议组织者操作，提升会议效率；支持远程、会议室本地一键进行音频扩声设备切换及音量大小调节，提升设备操作效率，避免会中干扰；支持远程、会议室本地一键投屏、视频矩阵切换等操作，简化操作，提升会议效率。

智能控制-音视频控制

2.2.5.  智能物联设备

智能物联设备，主要指支撑以上三大管理系统的智能物联网硬件设备，包含会议电子门牌（门禁）、会议平板、视频会议摄像机、无线话筒、电子桌牌、海康玉盘、物联网主机、环境设施标准模块，可结合不同方案模式进行集成。

会议电子门牌：核心功能在会议室信息显示、会议签到/预约及门禁管理三个方面，同时可满足在会议室空间时段，进行图片、视频类广告播放，提升会议室智能化便捷使用和会议封闭管理。

会议平板：核心功能应用在会议室会中协作环节，会议平板集电脑、投影仪、电子白板、音响、摄像头、麦克风、高清电视、广告机等设备功能于一体，具备书写、批注、多屏互动、远程视频、会议资料扫码带走等功能，融合4K高清显示、红外触控、人机交互、多媒体信息处理和网络传输等多项技术。

测试界面截图示意（会议平板-会中协作应用）

在远程协同办公软件方面，支持海康易会、第三方视频会议软件安装，可创建即时会议、加入会议、共享白板会议、结束和离开会议等。

测试界面截图示意（会议平板-视频会议应用）

同时，会议平板提供主题会议、节日庆祝和欢朋宴客三类欢迎词模板，选择合适的模板，快速输入欢迎词，更改背景和音乐，同步在会议平板和大屏上显示，商务接待洽谈更便捷。

视频会议显示与扩声：音响扩声系统根据会议室的面积和使用功能，参考国家扩声厅级标准一级进行设计，会议室扩声系统的音响效果应能符合以上GYJ125厅堂扩声系统设计的声学特性指标中的语言扩声一级标准演讲时应能达到语言清晰、无失真、声压余量充分、声场分布均匀、无声反馈啸叫，声像定位正确。

会议室的扩声系统主要由三大部分组成：声源、音频处理设备、功放及扬声器系统。通过计算会议室的音响场地系数进行设计，保证会议室每个角落的声场听觉均匀，没有出现失真、偏音、混音、回响等不良音响效果。

扩声系统

电子桌牌：选用高性价比移动式电子桌牌，外观简洁大方，轻薄易拿取，采用蓝牙传输协议，手机直接可更新，可实现双面不同画面显示。

移动式电子桌牌

海康玉盘（人体传感器）：通过会议管理系统进行设备添加，用于检测规定时段端会议室是否有人，检测到无人状态，上传会议管理系统，实现会议自动签离，签离后可联动智能控制系统实现会议室内设备设施的自动下电，如空调、灯光等。以实现会议室高效利用，会议室用电节能。

人体传感器

物联网主机：内置物联控制、照明控制、空调控制、窗帘控制、会议室环境监测等模块，支持红外方式、ZigBee、RJ485等方式接入灯光开关面板、空调、窗帘、温湿度传感器、音频处理器等设备并进行控制，一般选配触控面板配套使用。

物联控制主机

3. 方案拓扑图

方案通过软件+硬件组合，提供标准化、模块化场景方案，帮助写字楼物业运营公司打造共享智能会议室产品服务，按照写字楼实际规划及投入预算进行选择。

方案拓扑图

4. 方案特色与优势

4.1. 方案特色

4.1.1. 降低出租物业空置率，提升写字楼空间利用率、物业产品服务竞争力

围绕写字楼企业租户日常商务会务需求，打造共享智慧会议室，向企业租户提供配套商务会务服务，完善物业服务多元化，丰富空间功能多样性，差异化创新增收。

4.1.2. 提升运营效率，降低运维成本

围绕智慧会议室进行集成化平台管理，向物业运营公司和入驻企业租户提供统一管理平台和便捷会议室预约入口，提升物业空间运营效率，降低物业人员运维投入。

4.1.3. 优化物业租赁策略，打造智慧办公新体验

随着写字楼企业租户对空间租赁效率的关注，围绕对小型会议室需求的增长，打造一个既可用于临时员工沟通或团队工作，又可用于小范围客户洽谈的协作空间。

4.2. 方案优势

4.2.1. 标准化、模块化平台架构，全场景打通，更加安全、高效、便捷

方案核心依托智能会议管理平台，结合客户管理需求，支持在会议管理平台上增加视频会议系统、智能控制系统、无纸化系统等模块，不仅实现会议管理闭环，且满足对会议室内灯光、扩音、窗帘等智能设备联动，低碳节能。

4.2.2.  人员、空间、设备统一管理，系统运维管理资源更加集约、高效

方案前台支持移动端PC端预约、签到签退，后台支持对会议室空间管理、会议室内硬件设备管理、以及人员管理，实现一套系统统一管理人员、设备、空间，管理更加集中、高效。

4.2.3.  智能硬件设备一站式配齐，无需协调集成其他品牌设备，运行更加顺畅

从平台软件设计、研发，到智能硬件设备生产、调试，软硬件集成一体化方案均由海康威视一站式配齐，原厂统一运维管理，无需协调多设备厂家，责任明确，响应更高效，平台运行更顺畅。